Электронная почта используется для обмена сообщениями между разными людьми, организациями и программными системами. Получатели могут читать письма на компьютерах с Windows, Linux или macOS, на смартфонах, планшетах, через почтовые программы или web-интерфейсы.
Не следует рассчитывать, что у всех получателей одинаковое программное обеспечение, одинаковые устройства и одинаковые возможности для обработки больших писем или нестандартных вложений. Поэтому при написании электронного письма стоит соблюдать несколько простых правил.

1. Тема (Subject). Поле Subject лучше заполнять всегда. В теме нужно кратко указывать суть сообщения.
Письмо без темы сложнее найти в истории переписки. Кроме того, получатель может не понять его важность, отложить чтение или принять письмо за нежелательное сообщение.
Для пользователей мобильных устройств тема особенно важна. По ней можно быстро понять, нужно ли читать письмо сразу или можно вернуться к нему позже.

2. Формат сообщения. Самый универсальный формат для обычной переписки — простой текст. Он занимает мало места, корректно отображается почти в любых почтовых программах и удобен для пересылки, цитирования и поиска.
HTML-формат допустим, но его не стоит использовать без необходимости. Сложная вёрстка, лишние изображения, нестандартные шрифты и перегруженное оформление могут ухудшить читаемость письма. Кроме того, подобное оформление часто используется в спаме, поэтому некоторые получатели и почтовые фильтры могут относиться к таким письмам осторожнее.
Если письмо состоит из обычного текста, его лучше написать прямо в теле сообщения без лишнего оформления.

3. Вложения в форматах текстовых процессоров (doc/xls/docx/xlsx/odt/ods/разное). Не следует считать, что у получателя обязательно установлен тот же офисный пакет, что и у отправителя. Это особенно важно для файлов форматов: .doc .docx .xls .xlsx .odt .ods;
Если сообщение состоит из нескольких строк, нет смысла оформлять его отдельным документом. Такой текст проще и правильнее написать прямо в письме.
Документы офисных форматов стоит отправлять только тогда, когда действительно нужен именно документ: таблица, форма, отчёт, редактируемый файл или материал с определённой структурой. Кроме того, все текстовые процессоры допускают создание интерактивных документов, что допускает распространение вирусов в этих форматах. 

Хорошее электронное письмо легко понять и обработать. У него должна быть понятная тема, читабельный текст, умеренное оформление и только необходимые вложения. Чем аккуратнее составлено сообщение, тем меньше риск, что оно потеряется или попадёт в спам.